[Web] – Hướng dẫn nhà trường cách TẠO HÓA ĐƠN HỌC PHÍ hoàn chỉnh
Quyền thao tác: Admin; Nhân Viên Kế Toán
Một số ghi chú chung:
- Ngày hóa đơn: Ngày hoá đơn thuộc tháng nào thì hoá đơn sẽ được ghi nhận cho tháng đó
- Ngày gửi: Ngày hệ thống tự động gửi hóa đơn đến phụ huynh. Nếu để trống Ngày gửi, hệ thống sẽ không gửi hóa đơn tự động
- Hạn thanh toán: Hệ thống sẽ tự động chuyển trạng thái thành hóa đơn quá hạn và gửi thông báo nhắc nhở đến phụ huynh sau 2 NGÀY kể từ ngày được chọn trong Hạn thanh toán nếu phụ huynh chưa thực hiện thanh toán hóa đơn
Admin, nhân viên kế toán có thể thực hiện thao tác tạo hóa đơn như sau:
Bước 1: Chọn Trường Học
Bước 2: Chọn Học Phí
Bước 3: Chọn TẠO HÓA ĐƠN
Sau khi bấm TẠO HÓA ĐƠN, chúng ta sẽ chia ra 3 loại hoá đơn:
- Tạo hoá đơn cho Trẻ (một hoặc nhiều trẻ)
- Tạo hoá đơn cho Lớp Học
- Tạo hoá đơn cho Toàn Trường
1. Tạo hoá đơn cho Trẻ
Bước 1: Chọn mũi tên xuống V
Bước 2: Chọn tạo hoá đơn cho Trẻ
Bước 3: Nhập hoặc chọn Tên của trẻ cần tạo hoá đơn (có thể chọn nhiều trẻ)
Bước 4: Chọn Ngày hoá đơn, Ngày gửi và Hạn thanh toán
Sau khi điền thông tin, hệ thống sẽ tự động cập nhật học phí của tháng mới và hoàn tiền ăn của tháng trước đó nếu trẻ Vắng có phép hoặc Báo vắng hợp lệ (trường hợp nhà trường có bật cấu hình báo vắng). Nếu tháng đó có ngày nghỉ từ nhà trường hoặc nghỉ lễ thì hệ thống sẽ trừ trực tiếp vào Tiền ăn tháng đó theo cấu hình ngày nghỉ của trường. Ngoài ra, nhà trường có thể tính phí khi phụ huynh đón trẻ trễ thông qua Phí Trả trẻ trễ, phí này cũng sẽ được tính vào hóa đơn tháng sau của trẻ. Nhà trường có thể quy định cấu hình Báo vắng và Trả trẻ trễ trong phần Cấu Hình Học Phí. Trường hợp nhà trường tắt cấu hình Báo vắng, hệ thống sẽ cập nhật thông tin hoàn tiền ăn theo số ngày trẻ vắng có phép. Ngoài ra, nếu nhà trường tắt cấu hình Phí trả trẻ trễ, hệ thống sẽ không thêm phí này vào hóa đơn.
Ví dụ: Trẻ Võ Gia Ân
– Trong tháng 5 trẻ vắng có phép 2 ngày và phụ huynh đón trẻ trễ 1 giờ
– Hóa đơn tháng 6: Hệ thống trực tiếp hoàn trả lại tiền ăn của những ngày trẻ vắng có phép và tính Phí trả trẻ trễ theo dữ liệu của tháng 2
– Trẻ có ngày nghỉ trong tháng 6 sẽ được trừ trực tiếp vào tiền ăn của tháng 6. Ta có thể xem chi tiết ngày nghỉ như sau:
Bước 5: Kiểm tra thông tin hoá đơn
Bước 6: Chọn THÊM nếu có chi phí khác phát sinh
Bước 7: Thêm ghi chú nội bộ nếu cần thiết (Những ghi chú này chỉ nội bộ nhà trường có thể đọc)
Bước 8: Chọn TẠO HOÁ ĐƠN
2. Tạo hoá đơn cho Lớp Học
Bước 1: Chọn mũi tên xuống V
Bước 2: Chọn tạo hoá đơn cho Lớp học
Bước 3: Chọn lớp học cần tạo
Bước 4: Chọn Ngày hoá đơn, Ngày gửi và Hạn thanh toán
Bước 5: Chọn TẠO HOÁ ĐƠN
3. Tạo hoá đơn cho Toàn Trường
Bước 1: Chọn mũi tên xuống V
Bước 2: Chọn tạo hoá đơn cho Toàn Trường
Bước 3: Chọn Ngày hoá đơn, Ngày gửi và Hạn thanh toán
Bước 4: Chọn TẠO HOÁ ĐƠN
Khi Admin, Nhân viên kế toán tạo hóa đơn cho Lớp học hoặc Toàn Trường, hệ thống sẽ tự động gửi email về cho Admin của trường đó để Admin kiểm tra thông tin trước khi gửi đến phụ huynh.
Lưu ý: Khi tạo hoá đơn cho Lớp học hoặc Toàn Trường, hệ thống hiển thị thêm bước XÁC NHẬN về chi tiết trong hoá đơn như ngày hoá đơn, ngày thanh toán….
Vậy là đã hoàn thành xong các bước tạo những hoá đơn hoàn chỉnh, cho từng mục đích mong muốn. Sau khi tạo xong, Admin và Nhân viên kế toán có thể bắt đầu:
- Gửi Hoá Đơn đến phụ huynh
- Hoặc Chỉnh Sửa, Cập Nhật Lại Hoá Đơn Mới Tạo nếu thấy chưa đủ hoặc thiếu thông tin cần thiết trước khi gửi đến phụ huynh
