[Web] – Hướng dẫn tạo thời khóa biểu bằng cách tải file lên hệ thống
Quyền thao tác: Admin; Giáo Viên Chính
Lưu ý: Mỗi lớp chỉ có 1 thời khóa biểu cho 1 tuần, nhà trường có thể chỉnh sửa và gửi lại bất cứ lúc nào. Hệ thống chỉ hỗ trợ tạo trước thời khóa biểu cho 8 tuần tính từ tuần hiện tại.
Để tạo thời khóa biểu bằng cách tải file, Admin và Giáo viên chính có thể thực hiện các thao tác sau đây:
Bước 1: Chọn Trường Học
Bước 2: Chọn Thời Khóa Biểu
Bước 3: Chọn biểu tượng 3 chấm, chọn Tạo thời khoá biểu bằng file
Bước 4: Chọn lớp học, chọn tuần học hoặc khoảng thời gian (theo Giai đoạn)
Bước 5: Chọn Mẫu thời khóa biểu để tải file mẫu về máy, sau đó nhập nội dung vào file mẫu
Ghi chú: Ngày và mốc thời gian trong file mẫu được thiết kế dựa trên giờ hoạt động mà nhà trường đã cấu hình, nhà trường có thể chỉnh sửa trực tiếp hoặc xóa một số mốc thời gian trong file khi có sự thay đổi.
Một số lưu ý khi nhập nội dung thời khóa biểu:
- Hệ thống sẽ lấy dữ liệu từ ô B5 trở đi, vì vậy, nhà trường vui lòng không xóa hoặc thay đổi các hàng và cột trong tệp mẫu.
- Để nhập nhiều hoạt động cho một giờ học, nhà trường sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter (Windows) hoặc Option + Return (MacBook) để xuống dòng trong cùng một ô và tiếp tục nhập. Vui lòng không chèn thêm hàng trong cùng một khung giờ để tránh mất dữ liệu khi tải tệp.
- Nhà trường có thể gộp môn học theo ngày học (hàng ngang) hoặc gộp môn học theo khung thời gian (cột dọc).
Bước 6: Chọn UPLOAD FILE để tải file lên hệ thống và chọn Tạo thời khoá biểu
Bước 7: Chọn Cập nhật và gửi
Lưu ý: Admin và Giáo viên chính có thể trực tiếp chỉnh sửa nội dung thời khóa biểu trên hệ thống
Ngoài ra, Admin và Giáo viên chính có thể sử dụng 3 dấu gạch ngang “—” hoặc nhiều hơn để phân chia nội dung
Giao diện về thời khoá biểu trên App Parent sẽ được hiển thị như sau:
Sau khi kiểm tra, chọn thao tác theo nhu cầu như sau:
- Huỷ bỏ: Huỷ bỏ thay đổi, giữ lại nội dung của thời khoá biểu cũ
- Cập nhật: Cập nhật thời khoá biểu nhưng không gửi thông báo đến phụ huynh
- Cập nhật và gửi:
- Gửi thông báo: Gửi thông báo đến phụ huynh qua app hoặc email
- Chỉ xuất bản: Chỉ hiển thị trong Parent app, không gửi thông báo
Bước 8: Chọn Gửi thông báo hoặc Chỉ xuất bản, sau đó chọn Xác nhận
Để gửi thông báo, Admin và Giáo viên chính thực hiện theo các thao tác từ Bước 4 trong Hướng dẫn gửi thông báo.
Một số lỗi thường gặp:
1. Lỗi thời gian không hợp lệ do khung giờ bị chồng chéo
Một trong những lỗi thường gặp là khung giờ của tiết bên dưới bị trùng hoặc chồng lên khung giờ của tiết phía trên.
Ví dụ:
- Tiết 1: 08:00 – 08:30
- Tiết 2: 08:25 – 08:55
Trong trường hợp này, 08:25 – 08:30 bị trùng với tiết 1, khiến hệ thống không thể xác định chính xác thời gian của từng tiết học.
Cách khắc phục: Mở file Excel và kiểm tra kỹ lại cột thời gian (Bắt đầu – Kết thúc) của từng tiết học. Đảm bảo khung giờ của các tiết học nối tiếp nhau một cách hợp lý, không bị chồng chéo thời gian.
2. Lỗi do gộp ô không đúng định dạng
Khi tạo file thời khóa biểu trên Excel, việc gộp ô (gộp ô theo chiều dọc hoặc chiều ngang) cần thực hiện đúng cấu trúc. Các hệ thống phần mềm thường đọc dữ liệu theo từng dòng và từng cột độc lập. Nếu gộp sai định dạng, hệ thống có thể không đọc được dữ liệu hoặc báo lỗi khi tải lên.
Một số trường hợp dễ gặp lỗi:
- Gộp ô không đồng nhất giữa các cột / hàng
- Gộp sai vị trí khiến dữ liệu không nằm đúng ô hệ thống cần đọc
- Gộp nhiều lớp dữ liệu khiến hệ thống không nhận diện được tiết học
Lưu ý: Nên kiểm tra lại các ô đã gộp và đảm bảo đúng cấu trúc theo file mẫu của TOMIA trước khi tải lên hệ thống.
3. Lỗi không hiển thị lịch học Thứ 7
Nguyên nhân: Trong một số trường hợp (như học bù, ngoại khóa), file thời khóa biểu của bạn có dữ liệu ngày Thứ 7. Tuy nhiên, nếu trên hệ thống phần mềm, cấu hình hoạt động của trường đang được cài đặt mặc định là nghỉ Thứ 7 và Chủ nhật, hệ thống sẽ từ chối đọc dữ liệu của ngày này hoặc tải lên thành công nhưng không hiển thị.
Cách khắc phục: Trước khi upload file, bạn cần truy cập vào phần Cài đặt Giờ hoạt động
- Tìm đến mục thời gian hoạt động và bật tùy chọn ngày làm việc/ngày học cho Thứ 7.
- Sau khi lưu cấu hình, bạn tiến hành tải lại file thời khóa biểu lên hệ thống.
