Tài khoản nào dùng được? – Tài khoản Quản trị và Quản lý của trường.

Bước 1. Thêm trẻ học thử

• Vào Trường học → Trẻ → Danh sách trẻ, bấm Thêm trẻ.

• Nhập Họ và tên (bắt buộc) và các thông tin khác nếu có. Mục Lớp học có thể chọn ngay hoặc để trống (tài khoản Quản lý bắt buộc chọn lớp).
• Ở mục Hình thức học, chọn Học thử.
• Nhập Ngày ghi danh. Với trẻ học thử, đây cũng là ngày bắt đầu học thử.
• Nhập Kết thúc học thử (dự kiến). Không bắt buộc. Ngày này chỉ để nhắc, hệ thống không tự chuyển trạng thái của trẻ và phải từ ngày ghi danh trở đi.

• Phần Thông tin học phí bị khóa vì trẻ học thử không có học phí.

• Bấm Thêm.

• Sau khi thêm, TOMIA nhắc thêm thông tin phụ huynh.
  
• Phụ huynh của trẻ học thử được thêm và gửi lời mời như phụ huynh của trẻ chính thức.
  
• Phụ huynh đăng nhập App Parent và xem thông tin của con mình bình thường.
  
• Bấm Hủy bỏ nếu chưa cần thêm lúc này.

Bước 2. Xem trẻ học thử ở Danh sách trẻ

• Khi trường có ít nhất một trẻ học thử, phía trên danh sách xuất hiện các tab Tất cả, Chính thức và Học thử kèm số lượng.
  
• Chọn Học thử để chỉ xem trẻ học thử. Cột Học thử (dự kiến) hiển thị khoảng ngày và số ngày còn lại (hoặc đã quá hạn).

Nếu chưa có trẻ học thử nào thì các tab này được ẩn. Hãy thêm trẻ học thử đầu tiên (Bước 1) để tab xuất hiện.

Bước 3. Theo dõi trên trang chi tiết trẻ và Dashboard

• Bấm vào tên trẻ.
  
• Phía trên hồ sơ có thanh thông báo Đang học thử · từ … dự kiến đến … (còn N ngày) cùng nút Kết thúc học thử và Chuyển sang chính thức.
  
• Trẻ học thử được điểm danh, đánh giá tiến độ và dùng các tính năng như bình thường.

• Mục Thông tin học phí ghi Không có cấu hình: trẻ học thử không có học phí, tiền ăn hay khoản phí riêng.

Trên Bảng tin (Dashboard), mục Trẻ đang học thử liệt kê trẻ theo ngày kết thúc dự kiến gần nhất, kèm nút Chuyển và liên kết Xem tất cả. Liên kết này mở Danh sách trẻ ở tab Học thử.

Bước 4. Chuyển trẻ sang chính thức

• Ở Danh sách trẻ (tab Học thử), bấm biểu tượng … (Thao tác học thử) ở dòng của trẻ, chọn Chuyển sang chính thức. Hoặc bấm nút cùng tên trên trang chi tiết trẻ hay ở mục Trẻ đang học thử trên Dashboard.
• Hộp thoại hiển thị thông tin học thử: ngày bắt đầu, ngày kết thúc dự kiến và Đã học thử (số buổi có mặt, số buổi vắng, mỗi ngày chỉ tính một lần dù trẻ học nhiều lớp trong ngày).
• Chọn Ngày ghi danh (điền sẵn ngày hiện tại, đổi nếu trường tính ghi danh từ ngày khác) và Lớp (giữ lớp hiện tại hoặc chọn lớp khác).
• Tùy chọn: tích Tạo hóa đơn tháng … cho trẻ ngay sau khi chuyển. Hệ thống sẽ mở trang tạo hóa đơn để bạn kiểm tra rồi lưu, không tự tạo hóa đơn.
• Bấm Xác nhận chuyển.

Sau khi chuyển, hệ thống tạo học phí theo lớp (chỉnh riêng ở tab Học phí của trẻ) và ghi lịch sử gồm hình thức học, ngày ghi danh cũ và mới, người chuyển.

Bước 5. Kết thúc học thử khi trẻ không nhập học

• Mở menu Thao tác học thử (…) ở Danh sách trẻ, hoặc bấm Kết thúc học thử trên trang chi tiết trẻ.
• Chọn lý do (ví dụ Không nhập học sau học thử), ghi chú nếu cần, bấm Xác nhận.
• Trẻ rời khỏi danh sách học thử và số đếm trên các tab được cập nhật.

Bước 6. Thu phí học thử (nếu trường có thu)

Trẻ học thử không nằm trong các đợt tạo hóa đơn toàn trường hay theo lớp, và không có trong danh sách học phí theo lớp. Để thu phí học thử:

• Trên trang chi tiết trẻ, bấm Tạo hoá đơn học thử.
• Trang tạo hóa đơn mở sẵn trẻ đó cùng khoản Phí học thử. Nhập đơn giá, số lượng, ngày hóa đơn và hạn thanh toán.
• Lưu hóa đơn. Lưu ý: trẻ học thử không dùng khoản loại Học phí.

Câu hỏi thường gặp

Hệ thống có tự chuyển trẻ sang chính thức khi hết ngày dự kiến không? Không. Ngày kết thúc dự kiến chỉ để nhắc. Bạn tự chuyển hoặc kết thúc học thử.

Có thể chuyển trẻ chính thức sang học thử không? Có, bằng cách sửa hồ sơ trẻ và chọn Lưu và chuyển sang học thử. Khi đó cấu hình học phí riêng của trẻ bị xóa, hóa đơn đã có (đã thanh toán hay chưa) được giữ nguyên. Khi chuyển lại chính thức, học phí theo lớp được tạo lại.

Trẻ học thử có được tính vào sĩ số lớp không? Có. Trẻ học thử được xếp vào lớp như trẻ thường nên vẫn nằm trong sĩ số của lớp và danh sách lớp. Muốn xem riêng thì dùng tab Học thử ở Danh sách trẻ.

Phụ huynh của trẻ học thử có dùng được App Parent không? Có. Phụ huynh vẫn đăng nhập App Parent và xem thông tin của con mình bình thường, không khác phụ huynh của trẻ chính thức.

Xuất dữ liệu có phân biệt trẻ học thử không? Có. Khi chọn tab Học thử rồi bấm Xuất dữ liệu, file chỉ gồm trẻ học thử.