Khi lựa chọn phần mềm quản lý trường học và phần mềm xuất hóa đơn điện tử, mức giá ban đầu thường là yếu tố được quan tâm đầu tiên. Tuy nhiên, chi phí mua phần mềm chưa chắc đã phản ánh toàn bộ số tiền nhà trường phải thanh toán trong suốt quá trình triển khai và sử dụng.
Nhiều khoản phí chỉ xuất hiện sau khi ký hợp đồng, khiến tổng ngân sách thực tế cao hơn đáng kể so với dự toán ban đầu.
Những khoản chi phí dễ phát sinh khi chuyển đổi phần mềm
Bên cạnh phí bản quyền hoặc phí sử dụng định kỳ, nhà trường có thể phải chi thêm cho nhiều hạng mục khác như:
- Chuyển đổi và chuẩn hóa dữ liệu từ hệ thống cũ.
- Đào tạo giáo viên, nhân viên và cán bộ quản lý.
- Hỗ trợ cài đặt, cấu hình và triển khai hệ thống.
- Phí phần mềm xuất hóa đơn điện tử tính theo số lượng hóa đơn.
- Chi phí duy trì song song phần mềm cũ trong thời gian chuyển đổi.
- Phí hỗ trợ kỹ thuật hoặc bổ sung tính năng ngoài gói cơ bản.
Nếu những khoản này không được làm rõ ngay từ đầu, nhà trường rất khó dự toán chính xác tổng chi phí sở hữu phần mềm.
Vì sao phí cho phần mềm xuất hóa đơn điện tử có thể trở thành gánh nặng?
Một số hệ thống áp dụng chính sách thu phí hóa đơn điện tử theo từng gói số lượng. Khi quy mô học sinh tăng hoặc số giao dịch phát sinh nhiều hơn dự kiến, nhà trường phải tiếp tục mua thêm hóa đơn.
Vì vậy, một phần mềm xuất hóa đơn điện tử có giá ban đầu thấp chưa chắc đã là lựa chọn tiết kiệm về lâu dài. Nhà trường cần đánh giá cả giới hạn số lượng hóa đơn, phí mua thêm, chính sách nâng cấp và các khoản phí liên quan trong suốt thời gian sử dụng.
Quỹ Tài Trợ Chuyển Đổi Số từ TOMIA hỗ trợ nhà trường như thế nào?
Nhằm giảm áp lực tài chính và giúp các trường chuyển đổi hệ thống thuận lợi hơn, TOMIA triển khai chương trình Quỹ Tài Trợ Chuyển Đổi Số với các chính sách hỗ trợ thiết thực:
Hỗ trợ đến 35% chi phí chuyển đổi
Nhà trường được hỗ trợ một phần ngân sách chuyển đổi, từ đó giảm chi phí đầu tư ban đầu và chủ động hơn trong kế hoạch tài chính.
Bù thời gian sử dụng còn lại của phần mềm cũ
Nếu hợp đồng phần mềm hiện tại vẫn còn thời hạn, TOMIA hỗ trợ bù thời gian sử dụng còn lại, giúp nhà trường hạn chế tình trạng phải trả phí cho hai hệ thống cùng lúc.
Miễn phí chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu
Toàn bộ dữ liệu hiện có được kiểm tra, chuẩn hóa và chuyển sang hệ thống mới mà không phát sinh thêm chi phí chuyển đổi.
Đào tạo và đồng hành 1:1 trong quá trình triển khai
TOMIA trực tiếp hướng dẫn đội ngũ nhà trường sử dụng hệ thống, hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh và đồng hành xuyên suốt quá trình vận hành thực tế.
Phần mềm xuất hóa đơn điện tử không giới hạn
Nhà trường được sử dụng hóa đơn điện tử không giới hạn số lượng, không phải mua thêm từng gói hóa đơn và không phát sinh phí theo quy mô giao dịch.
Chính sách này giúp nhà trường kiểm soát tốt hơn chi phí khi lựa chọn phần mềm xuất hóa đơn điện tử tích hợp cùng hệ thống quản lý.
Chuyển đổi đúng giúp giảm chi phí về lâu dài
Một lần chuyển đổi được chuẩn bị kỹ không chỉ giúp nhà trường có hệ thống quản lý phù hợp hơn mà còn loại bỏ nhiều khoản chi phí ẩn về sau.
Thay vì chỉ so sánh giá bán ban đầu, nhà trường nên xem xét tổng thể các yếu tố:
- Chi phí chuyển đổi dữ liệu.
- Chi phí đào tạo và triển khai.
- Phí hóa đơn điện tử.
- Phí hỗ trợ kỹ thuật.
- Khả năng mở rộng theo quy mô.
- Chính sách đồng hành sau khi vận hành.
Lựa chọn một giải pháp minh bạch về chi phí sẽ giúp nhà trường chủ động ngân sách, giảm áp lực cho đội ngũ vận hành và hạn chế rủi ro phải thay đổi phần mềm nhiều lần.
Đăng ký nhận hỗ trợ từ Quỹ Tài Trợ Chuyển Đổi Số TOMIA
Số lượng hợp đồng được hỗ trợ từ Quỹ Tài Trợ có giới hạn. Nhà trường nên đăng ký sớm để được TOMIA khảo sát nhu cầu, tư vấn giải pháp và dự toán tổng chi phí phù hợp với quy mô thực tế.
Đăng ký ngay để TOMIA hỗ trợ nhà trường chuyển đổi hệ thống hiệu quả, minh bạch chi phí và sử dụng hóa đơn điện tử không giới hạn.
